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A retenir :

La pratique d'Internet ne modifie pas en profondeur les techniques d'animation d'un groupe ou d'une réunion de travail : distribution du temps de parole, animation des débats, présentation régulière de synthèses. Toutefois, il importe de retenir sur les groupes de travail par Internet les éléments singuliers suivants :

  • ils ne permettent pas aux participants de se voir ;
  • ils permettent de garder une trace des débats et des contributions ;
  • ils permettent l'échange d'un volume d'informations supérieur à celui de sessions de travail classiques ;
  • la diachronie des échanges permet à chacun d'apporter ses contributions selon ses propres rythmes.

Définir le travail de l'animateur

Pour garantir l'efficacité d'un groupe de travail sur Internet, il est vivement recommandé de faire appel à un animateur. Ce dernier pourra être secondé dans l'accomplissement d'autres tâches telles que les questionnements, les synthèses, la veille documentaire, la traduction, etc... Les fonctions à remplir ne diffèrent pas fondamentalement de celles que les animateurs de sessions de travail classiques assurent ; elles réclament en revanche une bonne maîtrise de l'écrit et de l'outil informatique. L'animation sur Internet requiert des qualités de flexibilité particulières. Le ton adopté joue davantage sur l'incitation que sur l'ordre (encouragements à s'exprimer, demande de compléments d'informations...). On doit en outre s'efforcer de poser des questions ouvertes, rechercher le consensus, interpeller, relancer la discussion, proposer des synthèses, faire respecter les règles de fonctionnement et ramener les participants au sujet du débat lorsqu'ils s'en éloignent. Une relation de confiance doit s'établir entre les membres du groupe et l'animateur. Celui-ci contribuera à créer un environnement aux participants de s'exprimer.

Déterminer la taille du groupe

La taille d'un groupe de travail sur Internet doit rester raisonnable (de dix à cinquante personnes). Une insuffisance de participants limite les échanges et le nombre de contributions, au risque de décourager le groupe. Une participation trop nombreuse risque d'entraîner des interventions excessives et incontrôlées. Il importe d'obtenir un rythme d'échanges régulier. L'augmentation du nombre de participants peut nécessiter de scinder le groupe de travail en plusieurs sous-groupes.

Connaître les participants

L'expérience montre que la circulation d'informations et la réflexion autour d'un thème s'établit plus facilement entre des personnes qui se connaissent déjà. Pour amorcer les échanges via la messagerie électronique, l'animateur peut décider d'organiser une rencontre réelle des participants. Fixées régulièrement, de telles entrevues peuvent insuffler une dynamique au groupe de travail. On incitera les participants à présenter leurs activités, leurs compétences et leurs centres d'intérêt. Archivées sur le Web, ces présentations permettent aux nouveaux arrivants de se familiariser avec les membres du groupe.

Assurer l'animation

Les participants d'un groupe de travail par courrier électronique hésitent souvent à envoyer le premier message. L'animateur peut, d'abord par un échange de messages privés, inviter les plus réfractaires à s'exprimer puis transmettre la contribution à l'ensemble du groupe avec ses commentaires ou ses corrections. La communication par courrier électronique a tendance à débuter lentement. Quelques participants commencent à se présenter avant d'échanger leurs premiers messages. On observe ensuite une croissance régulière du nombre de contributions. Cette deuxième étape dure quelques semaines, rarement davantage, période pendant laquelle le débat s'enrichit d'apports de qualité. Elle s'achève souvent abruptement : les participants, n'ayant plus le temps de lire tous les messages, interrompent l'échange et il devient difficile de relancer la discussion. L'absence de réponse aux courriers électroniques envoyés constitue un autre élément de surprise pour nombre de débutants. Il peut s'agir de messages n'appelant pas de réponse particulière ou dont le contenu s'avère peu clair. Il revient alors à l'animateur de veiller à ce que les contenus soient précisés. Enfin, l'animateur d'un groupe de travail sur Internet peut faire appel aux contributions de personnes extérieures reconnues pour leur compétence dans le domaine traité au sein du groupe de travail.

Gérer les informations

En matière de gestion de l'information, l'animateur joue un rôle essentiel de centralisation, de structuration et de rediffusion. Il doit notamment : mettre régulièrement à la disposition des membres du groupe la liste des documents disponibles, à son niveau ou au sein de son réseau sur le thème abordé (par exemple mensuellement) ; réaliser la synthèse des échanges et la transmettre aux membres du groupe (par exemple hebdomadairement). D'autre part, des règles de fonctionnement permettront de faciliter les échanges au sein du réseau. Il conviendra par exemple :

  • de délimiter la fréquence des échanges et d'indiquer les délais de réponse aux messages ;
  • de définir les formats des fichiers échangés au sein du réseau ;
  • de fixer quelques règles de bienséance à respecter lors des échanges.


Extrait de l’ouvrage « Les associations, le multimédia et Internet Pourquoi et comment s’en servir », Fondation de France, Collection Pratique, avril 2000.

À lire en ligne ou à commander sur : http://www.fdf.org/multimedia

Pour aller plus loin : Réunions

Pour vous aider :

MAISON DES ASSOCIATIONS DE STRASBOURG
Fondation de France