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A retenir

Lorsqu’une association utilise un fichier constitué de données à caractère personnel, une déclaration préalable ou une demande d’autorisation doit être faite auprès de la CNIL.
Cependant, la CNIL dans un souci d’allégement de formalités, dispense les associations de faire ces démarches dans de nombreux cas.
Ces dispenses n’exonèrent pas des obligations d’information  à faire lors du recueil des données auprès des personnes concernées (voir « constituer un fichier : les données à caractère personnel »)

 

Les dispenses et exonérations propres aux associations :


Aucune formalité n’est à accomplir auprès de la CNIL dans les cas suivants :

Lorsque le traitement des données concerne la gestion administrative des membres et donateurs (dispense de déclaration n°8)

  • La tenue du fichier des adhérents, des donateurs, les campagnes de financement faites sur la base de ces renseignements par les associations à but non lucratif sont concernées par cette dispense.
  • Les informations contenues dans les fichiers sont limitées : informations relatives à l’identité, l’identité bancaire, la vie associative.
  • Ces données ne peuvent être conservées au-delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire) et pour les donateurs au-delà de deux sollicitations restées infructueuses. Les informations sur les prospects ne sont pas conservées après la réalisation de la campagne de prospection.

Lorsque le traitement concerne des actions de communication (dispense n°7)

  • Cette dispense concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre à des fins d’information et de communication externe. Elle s’applique aux sites internet institutionnels et aux fichiers de contacts.
  • C’est le cas par exemple lorsqu’un fichier est constitué pour l’envoi d’une newsletter.
  • On ne peut pas utiliser ce fichier à des fins commerciale ou politique.
  • Seules peuvent être enregistrées dans ce fichier les données relatives à l’identité, la vie professionnelle, les centres d’intérêts de la personne concernée, à l’exception des données dites sensibles (voir « constituer un fichier : les données à caractère personnel »). Ces données peuvent être conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités prévues et une mise à jour annuelle doit être prévue.

Lorsque le traitement concerne la tenue des fichiers des membres d'organismes religieux, philosophiques, politiques ou syndicaux (exonération Art-022)

  • C’est une exception liée à l’objectif de l’association puisqu’on traite des données dites sensibles.
  • Les fichiers de membres d’associations ou d’organismes à but non lucratif à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical sont dispensés de déclaration (par exemple les  fichiers de partis politiques, des églises, de syndicats).    
  • Il en est de même des fichiers des personnes qui entretiennent avec eux des contacts réguliers dans le cadre de [leur] activité (par exemple : les fichiers de donateurs ou de sympathisants).

Les autres situations :

  • Une association peut se trouver dans une position d’employeur ou de gestionnaire : elle peut être amenée à verser des salaires, contacter des fournisseurs, tenir une comptabilité…. Des cas de dispenses supplémentaires  ont été également prévus pour ces situations qu’il faut vérifier sur le site de la CNIL.
  • Un régime de déclaration de conformité à des normes simplifiées est également mis en place pour le traitement de certaines données à caractère personnel (par exemple gestion des ressources humaines) : il faut alors simplement déclarer en ligne que le traitement envisagé est conforme aux normes édictées par la CNIL.
  • Si le traitement des données à caractère personnel n’entre pas dans le cadre des dispenses, ou des déclarations de conformité, une déclaration préalable est à faire en ligne sur le site de la CNIL : le traitement ne peut alors être mis en œuvre qu’après réception du récépissé de déclaration que la CNIL doit envoyer.
  • Enfin, dans certaines situations, il faut solliciter l’accord de la CNIL : c’est le cas par exemple lorsqu’on veut  mettre en place un traitement comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes ou lorsqu’on veut interconnecter des fichiers de finalités différentes de plusieurs associations. Le traitement ne pourra être mis en œuvre qu’après l’accord de la CNIL.

 

Pour aller plus loin 

Le site de la CNIL vous guidera dans toutes les démarches à accomplir pour déclarer les traitements qui ne font pas l’objet de dispense : https://www.cnil.fr/fr

Pour les dispenses :

Dispense de déclaration n°8
https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-dispense-de-declaration-les-fichiers-de-membres-et-donateurs-dassociations

Dispense de déclaration n°7
https://www.cnil.fr/fr/dispense/di-007-fichiers-de-communication-non-commerciale

Exonération Art-022
https://www.cnil.fr/fr/dispense/art-022-membres-dorganismes-religieux-philosophiques-politiques-ou-syndicaux