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Dans les associations, l’utilisation de la messagerie est désormais banale ; il est préférable que les adresses de courrier électronique soient au nom de l’association.
L’usage de la messagerie est soumis à la « nétiquette », règles de bonnes pratiques en usage sur internet et doit respecter quelques règles de sécurité.

Définition :    

  • Une adresse de courrier électronique est constituée de trois éléments :
  • une partie locale, qui identifie une personne (jeanne.durand) ou un nom de service (direction, communication) ;
  • le caractère séparateur @ (arobase) signifiant at (« à » ou « chez ») ;
  • l'adresse du serveur, généralement un nom de domaine identifiant l'entreprise hébergeant la boîte électronique (association.lescoquelicots.net, association.lescoquelicots.com, association.lescoquelicots.org).
  • ce qui nous donne dans notre exemple : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Usage de la messagerie :

(voir un exemple de règles de bon usage de la messagerie en annexe 7 fiche 23)

  • L’adresse de courrier électronique est un élément identifiant l’association ; elle est normalement réservée à usage associatif ; que l’on soit salarié ou bénévole, on ne doit pas l’utiliser pour un usage personnel.
  • Pour les salariés, la loi admet une tolérance pour un usage de la messagerie à titre privé : le salarié peut de manière raisonnable lire ou envoyer des messages personnels pendant son travail.
  • Les messages personnels doivent être identifiés comme tels dans leur objet et classés dans un dossier identifié « personnel » « privé » « messages personnels » ; tout ce qui n’est pas identifié comme personnel est supposé être professionnel et l’employeur peut y avoir accès. Le dossier personnel, s’il existe,  doit régulièrement être vidé.


Sécurité :

Politique de sécurité :

  • La politique de sécurité de l’association énonce des principes et des règles dont certains sont directement applicables à la messagerie électronique :
  • Les principes de classification des informations et les règles de conservation, de transmission et de destruction de ces informations selon leur nature (utilisation de moyens de chiffrement, règles d’archivage, ...).
  • Les règles de protection antivirale (interdiction de certaines pièces jointes, formats de message admis, ...)
  • Les règles visant l’efficacité du système (taille diffusion, ...)
  • Les principes de filtrage et de contrôle d’utilisation de la messagerie (filtres antispamming, quarantaine, ...)

Précautions de sécurité :

  • Dans la protection de son matériel, en absence d’une fonction d’administrateur, l’utilisateur doit s’assurer que son « antivirus » est à jour.
  • Utiliser les fonctionnalités de « pare-feu » et d’« anti-spam» lorsqu’elles sont disponibles.
  • Dans l’utilisation générale de la messagerie, il doit : Eviter de déléguer l’utilisation de sa messagerie. Protéger sa boîte aux lettres par un mot de passe.

Envoi de messages :

L’envoi de courrier électronique est rapide et pratique ; mais des règles de prudence et de confidentialité doivent être respectées :

  • Une adresse électronique est une donnée à caractère personnel et ne doit pas être communiquée sans le consentement de l’intéressé.
  • L’adresse électronique d’un destinataire doit être cachée aux autres destinataires. Pour l’envoi des messages à plusieurs personnes et pour éviter la divulgation des adresses, utiliser la fonctionnalité « copie conforme invisible » (cci)  dans un but de confidentialité.  
  • Un message électronique peut rapidement être communiqué à des tiers. Il faut limiter l'envoi de messages non sollicités et ne pas engager la responsabilité civile ou pénale de l'entreprise et/ou de l'utilisateur. Le contenu des messages doit être respectueux des lois et règlements, et notamment de la protection des droits de propriété intellectuelle et des droits des tiers. Entre autres, pas de propos diffamatoires, injurieux, contrefaisants ou susceptibles de constituer des actes de concurrence déloyale (dénigrement).
  • Avant tout envoi, la vérification de l'identité des destinataires du message et leur qualité à recevoir communication des informations transmises est nécessaire. Réfléchissez à deux fois avant de faire « répondre à tous ».
  • Ne pas répondre aux SPAM.
  • Eviter l’envoi de messages de taille importante
  • Ne pas renvoyer de messages qui demandent de relayer un message vers un grand nombre de personnes. (comme ceux de chaînes en tous genres).
  • Lors d’une réponse avec historique, ne pas retransmettre les pièces jointes inutiles.
  • Renseignez le champ d'objet avec une description claire et directe.

Réception des mails :

  • Ne pas ouvrir de messages ou de pièces attachées venant de personnes ou de sociétés non identifiées.
  • Se méfier de messages dont l’objet est en langue étrangère.
  • Ne pas porter crédit à des messages de type «hoax» (canular en français) vous incitant à propager de fausses nouvelles et provoquant ainsi au détriment de l’association un engorgement des réseaux , un encombrement des boîtes aux lettres, une perte de temps et une dégradation de l’image aussi bien de l’expéditeur que de l’association.
  • Classer à l’arrivée ses messages dans des dossiers prédéfinis.
  • Veiller à ce que les messages importants soient régulièrement sauvegardés.
  • Faire un archivage périodique de ses messages.
  • Supprimer les messages inutiles ou obsolètes.

 

Pour aller plus loin

Usage privé de la messagerie professionnelle :

https://www.cnil.fr/fr/le-controle-de-lutilisation-dinternet-et-de-la-messagerie-electronique
http://www.nextinpact.com/news/98418-le-salarie-protege-en-cas-d-utilisation-sa-messagerie-personnelle-au-travail.htm

Guide la messagerie en entreprise
http://www.innover-en-france.com/Bonne-utilisation-de-l-e-mail-en-entreprise_a23.html

Sécuriser sa messagerie
http://www.cert.ssi.gouv.fr/site/CERTA-2000-INF-002/