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A retenir :

 

A retenir : On parle de billetterie, lorsqu’une association organise un spectacle, une manifestation comportant un prix d’entrée. Les organisateurs délivrent donc un billet à chaque spectateur avant l’entrée dans la salle de spectacle. L’émission de billets de spectacles, ainsi que leur commercialisation obéit à des règles juridiques, fiscales, contractuelles bien particulières.

Pour vous aider : http://www.irma.asso.fr/La-billetterie-des-spectacles
(tous droits réservés)

1)    Le principe de base en matière de billetterie de spectacles

C’est principalement le code général des impôts qui fixe les règles applicables à la billetterie des spectacles.
Il pose le principe suivant : tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacle comportant un prix d’entrée, doit être porteur d’un billet, délivré avant l’entrée dans cet établissement ou, à défaut de remise d’un billet, toute information s’y rapportant doit être enregistrée et conservée dans un système informatisé, avant l’accès au lieu du spectacle.
Par ailleurs, le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Ce n’est donc que pour les spectacles entièrement gratuits qu’un billet ne sera pas nécessaire. Néanmoins, même dans ce cas un billet est recommandé dans la mesure où il permettra d’inscrire au verso des dispositions générales relatives au déroulement du spectacle (voir ci-dessous) qu’il importe de faire connaître au spectateur.
De plus, pour les invitations distribuées pour un spectacle payant, un billet devra être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet.

2)    Les caractéristiques du billet de spectacle

Les différentes catégories de billetterie
On distingue deux types de billetterie : la billetterie matérielle et la billetterie dématérialisée. Ces deux catégories peuvent coexister pour un même spectacle.

Billetterie matérielle
Pour ce type de billetterie, l’entrée est authentifiée par un support matériel. Ce support résulte :
  d’une billetterie manuelle (carnet à souches),
•    le billet est pré-imprimé avant sa mise en vente,
•    il est composé d’une souche conservée par l’exploitant, d’une partie qui reste entre les mains du spectateur et d’un coupon de contrôle qui doit être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle,
•    chaque billet se distingue par une numérotation et un numéro de place (si salle numérotée)
  d’un système de billetterie informatisé,
•    le billet est imprimé lors de la vente au spectateur à partir d’un logiciel dont sont équipés les points de vente,
•    le billet est composé de la partie qui reste entre les mains du spectateur et éventuellement, d’un coupon de contrôle qui peut être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle. La souche est remplacée par l’enregistrement des informations relatives à l’entrée,
•    le billet peut être sous la forme d’un billet papier, billet optique (contenant un code-barres), billet magnétique ou encore carte à puce.

Billetterie dématérialisée
La réglementation applicable à la billetterie traditionnelle a été adaptée à la billetterie dématérialisée par la loi de finances rectificative du 30 décembre 2006.
La caractéristique technique principale de la billetterie dématérialisée est que l’entrée est enregistrée dans une base de données. Le billet "dématérialisé" constitue un droit d’entrée dématérialisé. C’est une preuve d’achat qui peut être représentée sous la forme :
  d’un code-barres sur tout support (affiché sur l’écran du téléphone mobile, enregistré sur une puce, imprimé sur un document),
  ou, d’un billet que le spectateur peut imprimer lui-même sur support papier ("print@home") lors de son achat sur Internet. Ces modalités dépendent du choix retenu par l’exploitant.
Les informations codées n’étant pas lisibles ou décryptables à l’œil nu, l’exploitant ou l’organisateur doit équiper au préalable les entrées du lieu du spectacle d’un système informatique de contrôle de ces titres d’accès.
Chaque billet immatériel émis s’accompagne de l’enregistrement et de la conservation dans le système informatique des informations relatives à ce droit d’entrée.
Les mentions habituellement listées au verso des billets traditionnels font partie intégrante des conditions générales de vente de l’émetteur des billets. Il convient de s’assurer que le spectateur en a effectivement pris connaissance pour que celles-ci lui soient opposables.

Mentions obligatoires

Le responsable de la billetterie (producteur/diffuseur) doit veiller à ce que le billet comporte impérativement un certain nombre de mentions, en langage lisible ou codé (devant être retranscrit si besoin en langage clair). Pour la billetterie matérielle, ces mentions figurent au recto du billet, sur chaque partie du billet.
Pour la billetterie dématérialisée, elles sont obligatoirement conservées dans le système informatique.

-    Pour les billets issus d’une billetterie manuelle ou automatisée

Chaque partie du billet ainsi que la souche doivent comporter les mêmes mentions.
Ces mentions sont les suivantes :
  le nom de l’exploitant ;
  le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro (ou l’horaire) de la séance à laquelle il donne droit ;
  le numéro d’ordre du billet, tiré d’une série ininterrompue ;
  la catégorie de la place à laquelle le billet donne droit ;
  le prix global payé par le spectateur ou, s’il y a lieu, la mention de la gratuité ;
  le nom du fabricant ou de l’importateur si l’exploitant a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets pré-imprimés ;
  en cas de prévente, l’identification de la séance pour laquelle il est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente (nom du réseau distributeur) ;
  le numéro fiscal de l’imprimeur ; il s’agit d’un numéro pré-imprimé sur le fond de billet ou sur le billet. Ce numéro d’ordre, peut figurer au verso ;
  le nom de l’imprimeur, ou de l’importateur en cas de billets ou de fonds de billets imprimés à l’étranger (le producteur/diffuseur est considéré comme l’importateur dès lors qu’il achète ses billets directement à l’étranger).

On recommande en outre :

  l’adresse de l’imprimeur, ou de l’importateur en cas de billets/fonds de billet imprimés à l’étranger ;
  le nom de l’artiste ;

-    Pour les billets dématérialisés issus d’un système informatisé

Le billet "dématérialisé" est un droit d’entrée dématérialisé constitué de données obligatoires. Chaque billet doit comporter les mentions suivantes de façon apparente ou sous forme d’informations codées :


  L’identification de l’exploitant ;

  Le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro de la séance à laquelle il donne droit ;
  La catégorie de places à laquelle il donne droit ;

  Le prix global payé par le spectateur ou la mention de gratuité ;

  Le numéro d’opération attribué par le système de billetterie ;

  En cas de prévente, l’identification de la séance pour laquelle il est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente.

  le numéro fiscal de l’éditeur c’est-à-dire le numéro d’opération (peut aussi correspondre au numéro de commande) ;
  en cas de prévente, la date et lieu de l’édition du billet.
On recommande en outre :
  l’heure de l’édition du billet en cas de prévente ;
  le nom du logiciel de billetterie et nom de la société éditrice (ces mentions pourront figurer au verso du billet).

Mentions facultatives

Les mentions facultatives sont apposées au dos du billet en cas de billetterie matérielle. Pour la billetterie dématérialisée, elles sont portées à la connaissance du spectateur par tout moyen avant la confirmation de l’achat du billet.
Ces mentions facultatives visent essentiellement le fonctionnement du spectacle et les instructions à respecter par le spectateur : interdiction de revente du billet, informations liées à la sécurité et au tabagisme, conditions de sortie au cours de la représentation, interdiction d’enregistrement et de photographies, éventuelle captation, conditions de remboursement du billet en cas d’annulation, éventuelle alerte pour les enfants de moins de 16 ans, etc.
Ces mentions sont importantes car, d’un point de vue juridique, le billet constitue un contrat formé entre le spectateur et le producteur ou diffuseur du spectacle. Par ce contrat, le producteur ou diffuseur du spectacle s’engage à présenter au spectateur un spectacle dans les conditions prévues sur le billet.
Les mentions facultatives peuvent aussi permettre un meilleur contrôle des entrées et une meilleure information du public : nom ou numéro du spectateur, numéro de téléphone du lieu (qui permet au spectateur de recueillir des informations, signaler son handicap ou un retard éventuel), le site Internet du producteur/diffuseur.

3)    Les diverses déclarations d’activité

Pour éviter au maximum les fraudes (impression de billets non déclarés à la vente), la billetterie est un secteur très contrôlé, qui impose plusieurs déclarations :

Les fabricants, importateurs ou marchands doivent, dans les 8 jours qui suivent la livraison des billets ou cartes d’entrée, la déclarer en précisant les noms et adresses des exploitants destinataires, le nombre et les numéros des fonds de billets ;
Les détenteurs ou les propriétaires de logiciels de billetterie doivent déclarer leurs livraisons de billets ou de cartes d’entrée aux exploitants de spectacles utilisant leur logiciel, en précisant les noms et adresses des exploitants de spectacles destinataires, le nombre des billets ou cartes d’entrée livrés, par catégorie de places, ainsi que les numéros des billets.

Les personnes soumises à ces déclarations doivent les adresser au service des impôts dont elles dépendent dans les huit jours qui suivent les livraisons.
Les exploitants de spectacles qui achètent leurs billets directement à l’étranger sont considérés comme importateurs et astreints aux déclarations prévues à l’article 50 sexies F de l’annexe IV du CGI.
Tout utilisateur d’un système de billetterie informatisée comportant ou non l’impression de billets doit se conformer aux obligations prévues au cahier des charges annexé à l’arrêté du 8 mars 1993 modifié. Il doit déclarer à la direction des services fiscaux dont il dépend la mise en service d’un système informatisé de billetterie ou de caisse enregistreuse au plus tard lors de leur première utilisation. Cette première déclaration comporte les mentions suivantes :
le nom du logiciel, son numéro de version et, le cas échéant, sa date ainsi que l’identité de son concepteur ou le nom du progiciel ; ainsi que la configuration informatique, le système d’exploitation, le langage de programmation, le format du logiciel source ou exécutable fourni par le concepteur, la description fonctionnelle du système. Sans oublier le fac-similé d’un billet, d’un coupon de gestion, d’un relevé de recettes et les sécurités mises en œuvre. Consultez le cahier des charges des systèmes informatisés de billetterie utilisés par les exploitants de spectacles.

4)    Le contrôle de la recette

Le responsable de la billetterie (producteur ou diffuseur du spectacle), ou toute personne à qui il a confié la gestion de la commercialisation de la billetterie, doit établir à la fin de chaque représentation ou journée un relevé comportant pour chaque catégorie de places les mentions suivantes :

  le nombre de billets émis ;
  le prix de la place ;
  la recette correspondante.

Le relevé de recette existe également pour les systèmes informatisés de billetterie utilisés par les exploitants de spectacles : le système doit éditer à la fin de chaque journée ou représentation un état précisant le nombre de billets émis, le prix unitaire par catégorie de places, et les recettes correspondantes. Pour les systèmes imprimant des billets, l’état doit en outre préciser l’emploi des billets ou coupons de gestion correspondants. On retrouvera les informations suivantes : date, et heure s’il y a lieu, de la journée ou de la représentation, date et heure d’édition de l’état.

Attention de bien conserver les billets annulés : si des billets sont manquants, ils seront considérés, en cas de contrôle, comme ayant été vendus. Comme le rappelle l’article 50 sexies G de l’annexe IV du CGI, les agents des impôts ont accès aux lieux où sont organisés des spectacles pour toutes vérifications utiles. Sachez aussi que : "Les caisses automatisées et les systèmes informatisés sont pourvus de dispositifs qui permettent aux agents des impôts, chargés du contrôle, de vérifier à tout moment et en temps réel que l’utilisation des matériels est conforme aux cahiers des charges et de s’assurer du respect de la réglementation en vigueur".
Le relevé de recettes est un document très important :
  il permet de constater de manière définitive le montant des recettes du spectacle ;
  il sert de fondement aux déclarations fiscales et sociales.

Par ailleurs, ces relevés de recettes ainsi que les coupons de contrôle, les billets invendus, les souches en cas de billetterie manuelle et les états informatiques en cas de billetterie informatisée, doivent être conservés pendant une durée de six ans.

Pour des raisons de stockage, l’administration fiscale a cependant introduit une tolérance de conservation des souches et coupons de contrôle pendant un an seulement, à condition d’en avoir obtenu l’autorisation préalable et écrite du service des impôts dont on dépend.
Lors de la destruction des éléments, un agent des services fiscaux doit être présent pour la constater dans un procès-verbal.

Pour les systèmes informatisés de billetterie : toutes les opérations de billetterie (impression des billets et des coupons de gestion en cas d’annulation par exemple) ainsi que les recettes résultant du paiement d’un prix d’entrée doivent être conservées en mémoire.
Ces opérations, ventilées par lieu de spectacles, spectacle, séance et catégorie de places, sont enregistrées et clairement identifiées par un numéro d’opération qui est celui de l’événement générateur (vente, annulation…) de l’enregistrement conservé dans le fichier. Cet enregistrement servira de base au calcul des recettes et à l’édition de l’état correspondant.
"Toutes les informations ayant concouru, directement ou indirectement, à l’établissement des relevés de recettes visé au 3 du I ci-dessus sont conservées dans leur contenu originel et dans l’ordre chronologique de leur émission selon les conditions et délais fixés par l’article L.102-B du livre des procédures fiscales. En cas de changement d’un élément matériel ou logiciel du système informatique, toutes les mesures utiles doivent être prises pour permettre la conservation et la restitution des informations."

5)    Billetterie et modification du spectacle

Les règles pour l’émission de la billetterie étant très strictes, la modification d’un spectacle, et plus particulièrement d’une mention obligatoire figurant sur le billet (changement d’artiste, annulation ou report, changement de lieu), a dès lors de fortes conséquences sur la validité de celui-ci.
D’un point de vue fiscal, les billets imprimés tels qu’ils ont été déclarés ne sont plus valables. Il doit alors être procédé à leur destruction et à l’émission d’une nouvelle billetterie. Le non-respect de cette obligation est sanctionné par une amende de 15 à 30 euros par billet non conforme.
Néanmoins, la billetterie initiale peut rester valable, à condition d’en faire la demande auprès du centre des impôts de la ville où le spectacle est reporté et d’obtenir une réponse préalable écrite et positive.
Par ailleurs, rappelons que d’un point de vue juridique, le billet est un contrat entre le producteur ou diffuseur du spectacle, et le spectateur. Toute modification liée au spectacle signifie donc que le producteur/diffuseur ne remplit pas son contrat, et doit donc rembourser le spectateur, si celui-ci le souhaite. Le fait que le spectacle soit reporté ou avancé à une autre date (jour ou horaire) ou un autre lieu ne modifie en rien ce raisonnement.
Enfin, un spectacle peut être interrompu notamment pour des raisons techniques, climatiques (en cas de plein air) ou de sécurité.
Les dos de billet indiquent alors parfois que les billets pourront être remboursés si la représentation n’a duré qu’un temps déterminé, fixé par les usages à une heure. Si l’interruption de la séance survient au-delà de cette durée, on peut considérer que le producteur/diffuseur a rempli son obligation contractuelle envers le spectateur, et le remboursement du billet n’est pas dû, sous réserve bien entendu que la cause de cette interruption soit extérieure au producteur du spectacle ou à ses préposés (incendie, alerte… et de manière générale tous les cas de force majeure).


Pour aller plus loin : Direction des services fiscaux

 

Pour vous aider : http://www.irma.asso.fr/La-billetterie-des-spectacles
(tous droits réservés)